SSB2000 - Popis popis schopností programu

Na této stránce naleznete zevrubný popis možností a schopností programu SSB2000. Ještě více informací lze získat v úplné uživatelské příručce, která obsahuje popis metodických postupů, podrobné popisy úloh včetně obrázků i vzory všech tiskových výstupů. Příručka je součástí DEMO-verze.

Evidence uživatelů bytů

• Program užívá hierarchii subjektů ve čtyřech úrovních - správce, hospodář domu, vlastník bytu, nájemce bytu. Mezi těmito subjekty mohou vznikat pohledávky, například měsíční předpisy nájmu. Každý ze subjektů s výjimkou správce může být v průběhu roku změněn (odstěhován) a nahrazen dalším například při prodeji bytů a vzniku společenství vlastníků.
• Program SSB2000 pracuje s přesností na dny jak z pohledu měsíčního vyměřování předpisů, tak z pohledu vyúčtování nákladů na služby.
• U všech subjektů je možno evidovat adresu sídla, adresu poštovní a adresu pro doručování peněz, telefonní, e-mailové, bankovní spojení i údaje pro složenky A(AV) a B(H).

Pasportizace bytů a domů

• Pasport obsahuje základní technické informace (typ budovy, typ konstrukce, typ topení, zastavěná plocha, rok výstavby, odhadní cena) a v neomezeném rozsahu inventář domů a bytů a plochy místností.
• Plochy místností obsahují skutečnou, přepočtenou a vytápěnou plochu včetně automatických přepočtů ploch dle koeficientů a podpory pro výpočet vytápěné plochy dle typu místnosti, otápěných stěn atd.
• Zařizovací předměty lze identifikovat inventárním číslem, modelem, názvem a v případě umístění v bytě i číslem místnosti, program kalkuluje jejich cenu v závislosti na pořizovacích nákladech a automaticky sleduje ukončení životnosti.
• Evidence měřidel (včetně RTN) umožňuje sledovat odečty a jejich zpracování pro vyúčtování služeb.
• Spolu s každým bytem lze sledovat až 20 dalších vlastních údajů, které lze použít například k rozúčtování nákladů na služby.

Předpis nájmu

Měsíčně jsou na základě předpisu nájmu v jednotlivých bytech generovány pohledávky mezi jednotlivými subjekty. Program SSB2000 umožňuje tzv. vícesměrné vyměřování předpisů. V každém bytě mohou v rámci měsíce zároveň vzniknout pohledávky mezi např. společenstvím vlastníků a vlastníkem bytu (fond oprav, zálohy), mezi vlastníkem bytu a jeho nájemcem (nájem a zálohy) a mezi správcem a společenstvím vlastníků (provize za správu bytu).

• Možnost definice libovolných složek předpisu (max. 999) v kategoriích nájem, fond, poplatek, služba, vyúčtování.
• Automatický výpočet výše předpisu v závislosti na zadaných podkladech (započítatelná plocha, slevy, počet osob, vytápěna plocha, vlastnický podíl), při změně podkladů se automaticky změní výše předpisu.
• Možnost stanovení předpisu platebním kalendářem (využívá se zejména pro nebyty s jiným než měsíčním režimem předepisování – např. čtvrtletně, každé 2 měsíce apod.).
• Možnost zadání termínů splatnosti předpisu (např. je-li sjednáno, že nájem bude hrazen vždy do 15. dne předchozího měsíce).
• Dodržování účetních zásad zajišťuje neustálý soulad s vedeným účetnictvím. Veškeré opravy předpisů provedených v uzavřených účetních obdobích jsou zachycovány rozdílově v aktuálním účetním období.
• Mechanismus depozit umožňuje platit například služby inkasem a nájem z vloženého depozita.
• Všechny finanční pohyby (předpisy) lze doprovázet libovolnými účetními předkontacemi.

Evidence plateb

• Platby lze zadávat řadou automatizovaných způsobů: inkaso, sporožiro, ABO, individuální pořizování plateb jednotlivě nebo dávkou plateb, automatické generování dávky plateb, import plateb prostřednictvím převodových můstků.
• Možnost respektování platebních dispozic plátce (např. informace: „platím nájem, ale službu teplo neplatím, protože nesouhlasím s její výší…“).
• Uzávěrky účetních období plateb slouží k synchronizaci dat s účetnictvím (obratová kontrola apod.).

Pohledávky, dlužníci

Každému subjektu vzniká saldo, obsahující přehled všech předpisů a plateb. Saldo je možné dále rozdělovat na samostatná konta.

• Konta mohou sloužit například k analytické evidenci, rozdělení závazků dle jednotlivých let či zejména k rozdělení závazků v závislosti na vedených soudních sporech, upomínkách či dohodách o splátkách.
• Každé konto má nastavitelná pravidla pro penalizaci (poplatek z prodlení, úrok z prodlení dle Občanského zákoníku, úrok z prodlení dle Obchodního zákoníku).
• Pro každé konto lze nastavit řadu pravidel (neupomínat, pravidla pro penalizaci apod.).
• Kontům lze přidělit variabilní symboly, platby s příslušným variabilním symbolem jsou poté automaticky přidělovány k úhradě závazků na příslušném kontě.
• Zobrazení finančních pohybů na saldu je možné podle věcného, účetního i dokladového pohledu.
• Mechanismus dohod o splátkách umožňuje automatickou kontrolu plnění dohod.

Vyúčtování služeb

• Vyúčtování lze provádět opakovaně (simulace, kontrola vstupů, reklamace), jednotlivé kroky lze opakovat a stornovat.
• Lze vyúčtovat libovolné období, libovolné služby a libovolné domy.
• Do přeplatků a nedoplatků z vyúčtování je možno zahrnout jiné pohledávky, případně vyloučit některá konta.
• Vyúčtování umožňuje rozúčtovat náklady na vlastníky dle vlastnického podílu a dále na jejich nájemce například dle bydlících osob.
• Domy lze vyúčtovávat postupně tak, jak v praxi docházejí podklady od dodavatelů služeb.
• Všechna provedená vyúčtování jsou oddělena od běžné evidence, do běžné evidence se přesouvají pouze výsledky vyúčtování.
• Schopnost automatického načítání zpracovaných výsledků od jiných zpracovatelů rozúčtování nákladů. SSB2000 disponuje moduly pro načítání dat ze systémů APAX, VITERRA/ISTA, TECHEM, RAPPKUNDO a VIPA.

Fondy oprav

• Rozpočítání nákladů lze provádět dle libovolných kritérií.
• Výkazy tvorby a čerpání fondů oprav za dům i za jednotlivé byty.

Stavební spoření

• Lze definovat složku předpisu „stavební spoření“ a sledovat skutečnou výši úhrad na tuto složku.
• Program SSB2000 neobsahuje komplexní evidenci uzavřených smluv o stavebním spoření a nesleduje provádění převodů od inkasujícího příslušné stavební spořitelně.

Řízení, managment

Mechanismus hospodářských středisek umožňuje sledovat a řídit hospodaření a ekonomiku jednotlivých středisek. Pro přístup k údajům a případné další zpracování dat je program vybaven řadou mechanismů.

• Množství standardních tiskových sestav.
• Možnost úpravy či vytvoření vlastních sestav.
• Řada tiskových výstupů v SSB2000 umožňuje přímý export do formátu MS Excel.
• Využití datové báze s přístupem prostřednictvím ODBC ovladačů (typicky lze vytvářet sestavy v MS Excel s využitím datového zdroje ODBC a dialogem v MS Query).
• Možnost exportu dat do formátu MS SQL (externí nástroj) a následné libovolné zpracování.

Historie změn

Program SSB2000 průběžně eviduje všechny subjekty, finanční pohyby a jednotky. Tyto údaje jsou přístupné po celou dobu provozu systému.

Zabezpečení dat

• Program obsahuje evidenci uživatelů programu a jejich přístupových práv k jednotlivým úlohám.
• Úlohy lze jednotlivým uživatelům zakázat nebo zpřístupnit jen ke čtení.
• Datový model obsahuje vestavěnou kontrolu integrity dat, která brání poškození dat.